Slutet på året betyder planering och budgetering. Om det är dags att välja IT-partner till ditt företag rekommenderar vi att du lägger lite extra tid på behovsanalys och kravställan. En solid grund ger dig förutsättningarna att hitta en IT-partner som passar din verksamhets behov – och det ger dig valuta för pengarna.

För oss på EPM är ett bra samarbete med våra kunder en av de viktigaste punkterna för att vi ska kunna leverera bra IT-upplevelser. Grunden till ett bra samarbete är behovsanalysen och kravspecifikationen. Om vi har samsyn och tydlighet i vad du som kund behöver och vad vi förväntas leverera kan vi lägga upp er lösning på smartast möjliga sätt.

I den här artikeln har vi därför satt ihop tips på vad du bör tänka på inför att du ska välja IT-leverantör till ditt företag.

8 tips till dig som ska hitta en IT-partner

Börja med affärsbehoven

När du ska välja IT-partner är det viktigt att titta på grundbehoven. En bra IT-lösning kan bidra till att effektivisera processer, förbättra produktiviteten och stödja ditt företags övergripande strategier och mål. Men en IT-lösning som inte är anpassad efter din verksamhet eller fungerar dåligt på andra sätt kan istället skapa problem och irritation.

Börja därför med att fråga dig:

– Vilka specifika mål försöker vi uppnå genom att införa ny IT?
– Finns det utmaningar idag som en ny IT-lösning kan åtgärda?
– Hur kan vi stödja våra övergripande strategier och förbättra våra processer med bra IT?

Inventera den befintliga infrastrukturen

För att en IT-lösning ska fungera behöver den kunna integreras med de system och de verktyg ni redan har och använder. För att utreda det behöver du inventera verksamhetens befintliga infrastruktur och få koll på helheten. Utan IT-avdelning eller dedikerad IT-ansvarig kan det vara svårt att skapa sig en överblick. I det fallet är det viktigt att en tilltänkt IT-leverantör kan hjälpa till med en inledande inventering för att säkerställa kompatibiliteten i lösningen.

Se till att säkerställa att:

– IT-leverantörens tekniska lösningar är kompatibla med befintliga system och infrastruktur
– du vet hur enkelt eller svårt det är att integrera IT-leverantörens teknik med befintliga verktyg och plattformar
– det finns en plan för implementationsprocessen.

Besluta om nivå på support och service

För att den dagliga driften ska flyta på behöver supporten fungera smidigt. En viktig faktor att fundera på är vilken omfattning och vilken nivå av support organisationen är i behov av. Behöver ni en partner som sköter all support eller vill ni göra vissa saker själva? Se till att du och den IT-leverantör du väljer har samsyn kring supportbehov och att det finns tydlighet i hur supporten ska kontaktas och hur ärendehanteringen fungerar.

Se till att ta reda på:

– hur mycket och hur avancerad support organisationen behöver
– vilken nivå av support leverantören erbjuder och under vilka tider de finns tillgängliga
– hur en eventuell leverantör hanterar ärenden och vad deras genomsnittliga svarstid är.

Ställ krav på säkerhet och regelefterlevnad

Säkerhet och regelefterlevnad är viktiga faktorer att ta hänsyn till när du ska välja IT-partner. Se till att välja en leverantör som kan garantera att din data är skyddad enligt lag och att lösningen uppfyller de eventuella efterlevnadskrav som gäller din verksamhet.

Ta reda på:

– Vilka säkerhetsåtgärder och -rutiner har leverantören implementerat?
– Uppfyller leverantören branschspecifika efterlevnadsstandarder och regler?
– Är leverantören ISO-certifierad, och i så fall, hur implementerar de ISO-certifierade processer och rutiner för att möta standarderna?

Be om referenser

Ett bra sätt att kontrollera om en IT-leverantör håller måttet är att fråga efter referenser. Att prata med andra kunder med liknande behov är ovärderligt när det kommer till att bilda sig en uppfattning om leverantörens pålitlighet, service och förmåga till samarbete.

Undersök:

– Har leverantören referenser från liknande företag eller projekt?
– Vad säger andra kunder om deras erfarenhet av att arbeta med leverantören?

Förstå kostnader och avtalsvillkor

När det gäller IT kan det vara svårt att beräkna avkastningen på investeringen av en lösning. Att sätta sig in i och förstå prissättningen och att granska avtalsvillkoren är viktigt. Men det handlar också om mjukare värden som användarupplevelse och förbättring av arbetssätt.

Det är viktigt att ta reda på vem som egentligen fakturerar dig för ert IT-avtal. I många fall erbjuds finansierade IT-avtal vilket i grunden är ett bundet värde som en “bank” äger och fakturerar sina kunder för. IT-avtalet har alltså sålts vidare till en bank. Att IT-avtalet faktureras direkt av IT-partnern för levererade tjänster per månad är att föredra – eftersom IT:n är föränderlig är en sådan avtals- och faktureringsform mer transparent och skalbar.

Se till att:

– sätta dig in i prissättningen, kostnadsmodeller och undersök om det finns några dolda avgifter
– få koll på hur kostnaden påverkas av eventuella molntjänster, prenumerationer, lagringsutrymme, antal användare och andra parametrar som är rörliga
– undersöka om det finns möjlighet till flexibilitet vid förändrade behov.

Välj en skalbar och flexibel lösning

Att en IT-lösning är flexibel och går att skala upp eller ner i takt med din verksamhet är viktigt för långsiktigheten. Dessutom måste den vara robust nog att klara ökad belastning för att hålla en längre tid.

Se till att den leverantör du väljer:

– kan skala upp eller ned sin lösning för att möta ändrade behov
– kan anpassas till din verksamhets unika behov
– erbjuder både offentliga och privata moln för hög flexibilitet och säkerhet

Se till att det finns innovationsförmåga

En bra IT-lösning är inte framtagen för att enbart fungera idag. Den måste hela tiden uppdateras och förnyas för att kunna leverera. Innovationskraft är därför en viktig parameter när du väljer IT-partner. Försök därför bilda dig en uppfattning om hur leverantören hanterar och inkorporerar nya teknologier och metoder.

Undersök:

– Hur håller sig leverantören uppdaterad med de senaste teknologiska trenderna?
– Kan den eventuella leverantören erbjuda innovativa lösningar som kan hjälpa oss att ligga i framkant?
– Vilka konkreta exempel på ny teknik som till exempel automatisering kan leverantören erbjuda?

Genom att gå igenom de här tipsen hoppas vi att ni har skapat er en grund att stå på inför att ni ska välja IT-partner.